A atualização do plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos, que visam à transparência e facilitam o acesso à informação, entre outros objetivos, tiveram um avanço considerado na Câmara Municipal de Manaus (CMM) nas últimas semanas. O levantamento das funções e atividades nos setores prossegue em ritmo acelerado, no Arquivo Central da Casa Legislativa, e já abrangeu 40% dos setores.
Todo o processo está embasado no modelo elaborado pelo Arquivo Público do estado de São Paulo e da Câmara Municipal de Barueri (SP), que é referência nacional na elaboração de plano de classificação e a tabela de temporalidade. Os instrumentos também servirão para padronizar a gestão documental e preservar a memória da CMM e da cidade de Manaus, de acordo com o presidente Joelson Silva (PSDB).
Ao atualizar os instrumentos de gestão documental e depois regulamentar o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos, a CMM segue uma meta de cumprir com as normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e da administração pública, como observa Joelson Silva, acrescentado que a Casa busca melhorar cada vez mais com trabalho e responsabilidade.
“Com esses instrumentos de informação, a Câmara terá maior facilidade de acesso aos documentos, como atas, requerimentos, memorandos, entre outros, o que não deixa de ser um recurso estratégico para o êxito de qualquer instituição, como prevê o Conarq”, ressaltou o presidente.
Produção
De acordo com a gerente do Arquivo Central da Casa Legislativa, Paola Oliveira, o levantamento é feito com os gestores de cada departamento, referente as funcionalidades e atividades desenvolvidas no setor, para que sejam atualizadas as tipologias documentais.
A atualização começou pela Diretoria Legislativa, que abrange os serviços de apoio ao plenário, atas, serviço de leis, taquigrafia, arquivo parlamentar e departamento de comissões.
“Para que consigamos atualizar o plano e a tabela é necessário reunir todas as informações relacionadas à produção de documentos e processos desta Casa”, informou.
Aprovação
Conforme a gerente, após a realização do levantamento e consolidação das informações, os instrumentos de gestão serão submetidos à aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos, formada por servidores da Câmara, para posteriormente ser regulamentado e publicado, conforme estabelece o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
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